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製造・メーカー コスト削減 ビジネスプロセスアウトソーシング

コクヨ様

グループ間接業務を担うシェアードサービス子会社を譲受。
業務改善により作業ミスを削減し、品質を向上。

課題

BPOサービス提供基盤の強化

成果

  • 経営基盤の強化に向けて選択と集中により構造改革
  • 品質を向上し作業ミスを削減
  • 継続的な業務改善を図り、安定品質を実現

コクヨ株式会社  田島 徹也 様

コクヨ株式会社
総務部
部長
田島 徹也 様

プロフェッショナルによる品質向上、間接業務の削減により、本業集中へ。

我々が独自で運営していた大連でのシェアードサービス子会社はコスト削減や品質向上に向けて企業努力を続けておりましたが、単独では限界があり、トランスコスモス社のアジア地区No.1 BPOベンダーの専門性を評価しM&Aを実行いたしました。

プロフェッショナルによる品質管理を徹底していただくことにより、ミスが減り、品質が安定。更なる業務効率化に向けて現在自社で対応している間接業務のフロー全体を見直した上でのアウトソースを検討しています。

トランスコスモス社のアジアでのネットワークやノウハウを活用し、アウトソースできる業務の幅を広げ、本業集中に向けた取組みを進めていきます。

今後も単なるアウトソーシング先という関係ではなく、お互いのビジネスパートナーとしてプロジェクトを進めながら品質向上、業務効率化に向けて切磋琢磨していきたいと考えています。

間接業務のコスト最適化とコクヨ様の本業集中を支援

日本最大のオフィス用品サプライヤーとして、文具や事務用品の製造・販売、オフィス空間設計などを手掛けるコクヨ株式会社様(以下、コクヨ様)。コクヨ様は、グローバル市場での競争力強化に向けて業務改革、コスト最適化に取組んできました。その一環として、本社・グループ会社の間接業務(人事、総務、経理、営業支援業務)を集約し、子会社として設立した国誉信息発展(大連)有限公司様(以下、コクヨ大連様)にて運営されていました。

コクヨ様は、経営資源の選択と集中に向けて経営基盤の強化を進められていました。一方でトランスコスモスは、BPOサービス提供基盤の強化という課題を持ち、アジアでの事業拡大を進めていました。本業集中を目指すコクヨ様と事業領域拡大を目指すトランスコスモス。両社のニーズが合致し、大連を含む国内外でのBPO提供実績やM&Aの実績を持つトランスコスモスが、コクヨ大連様を譲り受けることになりました。

品質を担保した業務移管や社員育成スキームを活用し、品質向上

まず始めに、両社協業のプロジェクト体制を組み、コクヨ大連様で行われている50種を超える業務の全貌を把握する為に、現地及びコクヨ様国内主要部門にて、約2ヶ月に及ぶ現状調査を実施しました。標準化した豊富なテンプレートを活用し、帳票類の精査やヒアリングを実施、徹底した業務の可視化に取組みました。

調査結果に基づき業務移管プランを策定。移管時の品質維持、事業継続を重視し、両社で合弁会社を設立し、1年間は、トランスコスモスによる運用に向けた準備期間とし、現状のコクヨ大連様の人事制度、オペレーション体制を継続しながら、業務プロセス最適化、業務品質の可視化と向上施策を実施しました。

品質向上に向けて運用プロセスを見直し、各種ドキュメントを整備、実績測定ツールを導入し品質を評価。適正な品質維持に向けたミス・トラブル報告フローを構築し、運用上で重要な指標をKPIとして設定。継続的に定量評価することで課題の早期発見と、業務改善を継続的に実施していくスキームを導入しました。

また、1年後の合併に向けてコクヨ大連様従業員と両社の人事制度の差異を確認し合いトランスコスモスの人事制度を導入。グローバルBPOベンダーならではの多様なキャリアパスを提示し、モチベーションを向上。優秀な人材は配置転換や昇格人事を実施し、スムーズな業務移管や人材の受入れを実現しました。

譲受後は、業務の可視化、KPIの設定によりメンバーの意識も高まり、業務によっては最大でミス率を50%削減する品質向上を実現しました。

コクヨ様のビジネスパートナーとして、業務効率化を支援

コクヨ様は、間接業務の全体最適に向けて、業務の進め方や組織構造を見直し、更なる最適化を進められています。

現在は、コクヨ様・トランスコスモス両社協業のプロジェクトを発足させ、グループ全体の間接業務を如何に効率化できるかを検討しています。大連でのアウトソーシング業務に留まらず、業務フロー全体を見据えた間接業務処理に関わる様々な課題を共有し、アウトソーシング領域を拡大することで、業務効率化・生産性向上を目指しています。

今後もトランスコスモスは、グローバルBPOベンダーとしてのノウハウを最大限に活用し、継続的な業務改善と積極的な提案によって、グローバルに躍進するコクヨ様の事業強化に貢献するビジネスパートナーとして、取り組んでまいります。

コクヨ様 提供サービス

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