あなたの、グローバルITパートナーを目指して。

東京ガス株式会社（以下、東京ガス）様は2003年より「物流費削減」「購入価格低減」「顧客志向」を目標に掲げて物流改革に取り組んでいます。1次改革として2004年10月より資材メーカーと倉庫間の在庫管理・需要予測を行う「HAYATE（はやて）」を稼動、翌年1月から2次改革として協力企業や施工会社向け工事材料・ガスメーター受発注システム「TODO君（とどくん）」の稼動により、サプライチェーンマネジメントを実践しています。
ERPが基盤となるTODO君の導入にあたり、それまでFAXなどで行っていた業務がWeb上の画面を通じて行われることになるため、利用ユーザーである協力企業（約220社）やPCに触ったことがない施工会社（約70社）のスムーズな立ち上げが一番の課題でした。そのため、東京ガス様では、システム導入前の操作教育、並びに稼動後のフォロー体制構築の必要性を痛感されていました。トランスコスモスではこのサポートを一括でご提供、業務マニュアルの作成、約300社（協力会社+施工会社）、700名を対象としたユーザー向けの教育計画を立案・実施し、稼動当初に集中するお問い合わせに対応するための初期サポートデスクを担当し、スムーズなシステム稼動を支援しました。

既存システムの業務手順書や操作マニュアルなどのドキュメントが不足していたため、作業は関係者へのヒアリングから開始しました。トランスコスモスでは、ユーザー先に常駐し、プロジェクトの業務担当者や開発スタッフから「TODO君」を使用する業務の流れとシステム操作について綿密なヒアリングを実施。業務担当者とのレビューを繰り返し行うことで、より利用者視点で記載された「業務の流れに沿った」マニュアルを作成しました。
教育においては、「TODO君」は業務内容ごとに使用する機能が異なるため、全てを一括して講習することはできません。そこで、利用する機能や業務にあわせて教育コースを立案、それぞれのコース別（全13コース）に応じた資料を作成。教育時は、「新しい業務」の習熟度を高めるため、よく利用する工事材料・ガスメーター（品目）を使用した操作演習を行い、ユーザーが実際の業務を想像できるような内容としました。また練習問題を多数用意することで、操作自習時にITスキルに差が出た場合でも「待ち時間」が出ないよう工夫しました。遠方の協力企業への導入教育も含め、2ヶ月という短期間での教育展開でしたが、これらの施策が評価され、稼動後のユーザーアンケートで「マニュアルが見やすい」「教育内容が解りやすかった」とのご意見を多数頂く結果となりました。

ユーザー教育と平行して、「プレ・ヘルプデスク」を開設。教育期間中のユーザー窓口としての問い合わせ対応や、稼動後ヘルプデスクで利用するFAQの蓄積などを目的としています。
さらに万全の体制でヘルプデスクを準備しましたが、きめ細やかなユーザー教育及び、「業務の流れに沿った」マニュアルにより、TODO君は稼動開始1週間で1日の問い合わせ件数が10件程度に減少（通常は3ヶ月程度必要）となり、東京ガス様の課題であったスムーズな立ち上げを実現し、システム導入負荷を大幅に軽減することができました。
東京ガス様を代表するように、業務の「見える化」や効率の向上、内部統制の実現など、ERPによる業務システム改革は増加傾向にあります。トランスコスモスのERPサポートデスクサービスはお客様のニーズに応じた様々なソリューションの提供により、お客様のIT戦略の達成を強力に支援します。

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