LINE WORKSの活用ならトランスコスモス

神奈川県 くらし安全防災局 防災部 消防課の任務と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

- 村山さん :
大火や土砂崩れ、河川氾濫のような大規模災害が発生すると、管轄の消防本部の消防力だけでは対応が困難な場合があります。そのため神奈川県では全国初の取り組みとして、2016年4月に「かながわ消防」という消防広域応援体制を整備しました。当課は県内24の消防本部が連携して活動する際の支援・調整を行っており、私はその効率化を図るため、新たな仕組みの構築やその運用などを主な業務としています。

- 髙澤さん :
私は厚木市消防本部の職員ですが、県に出向して「かながわ消防」の連絡調整を行っています。LINE WORKS導入に際しては消防現場における具体的な用途を村山主査に伝え、現在試行運用を行いながらよりよい運用方法を検討しているところです。

「かながわ消防」を運営するうえで、これまでどのような課題に直面していましたか。

- 村山さん :
大規模災害での初動対応に重要なのは、県内の全消防本部が災害発生の情報をいち早く共有することです。しかし、対応にあたる消防本部にとって救助活動は最優先のため、県への報告が遅くなりがちで、他の消防本部でも報道によって災害の発生を覚知するというケースも少なくありませんでした。

- 髙澤さん :
県は、被災地の消防本部から応援を求められた場合、各消防本部に消火部隊や救助部隊などを何隊投入できるかを確認しますが、その連絡はFAXで行われていました。FAXはいつ読まれるか分からないので、全消防本部にわざわざ電話をかけてFAXを送信したことを伝えなければならず、その作業に多くの人員が割かれてしまいます。消防本部から県への回答もFAXで行われるので、1分1秒を争う中、現場の出動要請に至るまでに多くの時間を費やすことが課題となっていました。

- 村山さん :
迅速に応援部隊を現地に派遣するには、全消防本部が常時、被害状況などを共有し、県による調整時間も短縮しなければなりません。そのためには、電話やFAXに頼った既存の連絡体制を根本的に見直す必要がありました。

課題解決の手段として、なぜLINE WORKSに着目されたのですか。

- 村山さん :
「かながわ消防」が発足した2016年度末から、各消防本部と県の情報システムを繋ぎ、大規模災害発生の情報を自動的に共有する仕組みを計画しましたが、開発費も運用コストも莫大なものとなることから、再検討することになりました。そこで注目したのが、LINE WORKSです。以前の計画と比べて導入・運用コストが低いだけではなく、多くの方がプライベートで利用しているLINEと使い勝手が似ているLINE WORKSなら、特別な導入教育を施すことなく災害発生時にスムーズに使えることが期待されたことから、2019年度に導入が決定しました。「かながわ消防の初動対応力の強化に関する協定」を締結*し、各消防本部の協力も得ながら効果的な運用方法を検討してきました。

運用体系や利用時のルールについてご説明ください。

- 村山さん :
LINE WORKSアプリをインストールしたタブレット端末を各消防本部の指令室等に1台ずつ配置し、メッセージがあると光とアラームを発する機器を接続して着信に確実に気づけるようにしました。大規模災害時にいち早く被災地を支援する政令市の消防局には部隊が携行するための端末も配布し、災害現場の動画や画像を撮影して発信できるようにしています。

トークには、県と全消防本部が所属する「緊急事態・応援要請」「情報提供」「調整・依頼」の3グループを作成しました。大規模災害時に、被災地の消防力では、対応できないおそれが生じた場合は、当該消防本部が「緊急事態・応援要請」に第一報を発信。「情報提供」には、県等が被災地の消防本部から電話で聞き取った情報をアップするほか、当該消防本部に入力する余裕がある場合、刻々と変化する現場の状況を発信してもらいます。「調整・依頼」は、県が各消防本部に応援出動に応じられる部隊を問い合わせ、出動要請を行うためのものです。

- 髙澤さん :
災害現場のリアルな様子を共有するために画像を投稿するときは、例えば救助される方の顏が写らないようにするなど、個人情報の保護にも細心の配慮をするよう伝えています。

- 村山さん :
救助活動が完了したら、被災地の消防本部がその旨を発信します。その時点で事案終了とし、投稿された内容は情報セキュリティの観点から一定期間を経て管理者が削除。各トークグループは過去のチャットが何も入っていない状態に戻され、次の大規模災害発生に備える体制を整えました。

これまでの活用事例と導入効果についてお聞かせください。

- 村山さん :
2020年度以降の正式運用に先立ち、まずは消防訓練などで試用する計画でしたが、2019年10月に発生した台風19号が県内に大きな被害をもたらすと予測されたことから、県と各消防本部間の連絡ツールとして予定を前倒しして活用することになりました。その後も2020年2月に逗子市で発生した土砂崩れなど、数件の事案に際して活用しています。消防広域応援体制における情報共有が、LINE WORKSによっていかにスムーズになるかを検証する機会となっています。

- 髙澤さん :
各消防本部からの大規模災害発生の第一報、県から各消防本部への出動可能な部隊の確認、救助活動現場からの状況報告など、あらゆる場面での連絡が導入前とは比較にならないほど初動対応がスピードアップしたことを実感しています。まだ応援出動が要請されるかどうかわからない段階からグループトークによって情報を共有できるので、各消防本部がいち早く準備をできるようになりました。被災地周辺の消防本部は応援準備が整ったことを自発的に報告し、逆に被災地の消防本部が応援の必要なしと判断した場合はそのアナウンスがなされるので、全体的にむだな動きがなくなりました。

災害現場においては被害軽減のためにも、隊員が自身の身を守るためにも情報収集が重要ですが、大きな災害になるほど出動する部隊や隊員の数が増え、個々の隊員に情報が伝わりにくくなります。しかしLINE WORKSを活用すれば、災害規模の大小に関わらず消防本部が得た情報が速やかに各部隊に伝達されることも明らかになりました。

以前は県の複数の職員がFAXと電話を使って応援出動部隊の調整を担っていましたが、導入後はその手段をグループトークやアンケートに置き換えています。その結果、少数の職員で速やかに調整業務をすることが可能になり、出動可能部隊の調査をLINE WORKSで行うようになってからは、8割の消防本部から60分以内に回答をもらえるようになっています。

初の試行となった台風19号への対応時は、県がメッセージを発信するたびに24の消防本部から一斉に「了解」のレスがあり、重要な情報が埋もれる恐れがあると感じました。そこで、タイトルに「要返信」とない場合は「了解」のレスをしない取り決めをしました。これは、実際に運用してみたからこそ改善できた点です。

LINE WORKSを活用した各地域の消防本部からは、どのような声が上げられていますか。

- 村山さん :
ある災害では、隣接する消防力の大きい横浜市消防局などが、LINE WORKSを通じて自市の状況を注視してくれていることを心強く感じたという声も届いています。規模が小さい消防本部が、県全体で災害の情報を共有できているという安心感を持てるようになったことも、LINE WORKSを導入しての大きな効果の1つだと思います。

管理者は監査機能でグループトークのログを時系列で整理できるので、各事案への対応を仔細に検証することが可能になりました。いくつかの消防本部から、部隊の行動を事後分析したり、事案終了後の報告書をまとめたりするのにグループトークのログ履歴を活用したいとの要望があったことを受け、現在は管理者権限の一部を委譲して各消防本部の責任者が監査機能を使えるようにしています。

2月に厚木市内にある神奈川県消防学校で行われた、県内の全消防本部が集まっての「かながわ消防訓練」では、救助や搬送などの実動訓練とともに、大画面モニターにトーク画面を写しながら、LINE WORKSで県と消防本部が連絡を取り合う情報受伝達訓練も実施しました。迅速に情報共有がなされる様子に対して、来賓者の方々から高い評価をいただきました。

訓練当時の様子をブログで紹介しています
ブログリンク
https://line.worksmobile.com/jp/blog/etc/kanagawa_disastar-drill_202002/?pnum=1

訓練終了後には、黒岩県知事が「LINE WORKSを使うことで、災害対策本部や、各消防本部とのやりとりがしやすくなり、既読がわかり、誰が見たのかということもわかる。電話やFAXの時代には、全員に一度に情報を伝えることが難しかったが、LINE WORKSのようなサービスはとても画期的だと思っている」と発言されています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

- 髙澤さん :
現在はトークとアンケートのみの活用ですが、「かながわ消防」をよりよく機能させるため、必要に応じてLINE WORKSが備えるほかの機能を活用することも検討したいと考えています。

- 村山さん :
国には、被災地の消防力のみでは対応困難な災害の発生に際して、都道府県単位で編成された部隊が応援する緊急消防援助隊という制度があります。その要請があった場合、県は県内の各消防本部に部隊を出せるかどうかを問い合わせるのですが、将来的にはそうした調整においてもLINE WORKSを利用し、より迅速に対応できる体制を構築できるよう、消防本部と一緒に検討していきたいと思っています。

*2019年8月28日 ワークスモバイルジャパン、神奈川県、トランスコスモス 「かながわ消防の初動対応力の強化に関する協定」を締結
https://www.trans-cosmos.co.jp/company/news/190828.html

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2020年2月当時のものです。

御社の事業と、皆さんの主な業務内容をご紹介ください。

- 森さん :
当社はフィリップ モリス インターナショナル（PMI）の日本法人で、加熱式たばこIQOSをはじめとするPMI製品の、国内におけるマーケティングと販促活動を行っています。私はデジタルソリューションを企画・開発する部署でLINE WORKSの導入に関わり、現在はインフォメーションサービス関連部署に所属しています。

- 田中さん :
LINE WORKS導入時はたばこ販売店をサポートするフィールドセールス部門の営業を担当しており、現在は営業企画関連の部署に所属しています。

- 伊東さん :
私は全国約1,500名の営業担当者が活動するナショナルフィールドセールス部門で、本社と営業現場の橋渡しをして円滑な業務をサポートするとともに、街頭の喫煙所などでPMI製品の販促活動を行う派遣スタッフの管理をしています。

LINE WORKS導入以前は、どのような課題がありましたか。

- 森さん :
当社ではPMIが承認するアプリ以外の業務利用は禁止されていますが、以前は従業員によるシャドーITの実態が見られ、そこから機密情報が漏えいするリスクがありました。

- 田中さん :
営業社員にはスマホ、PC、iPadが支給されていますが、手軽に連絡を取れることから、つい私用スマホの個人SNSを使った情報共有をしてしまいがちでした。

- 伊東さん :
フィールドセールスの現場では、営業社員と派遣スタッフが数人単位のチームを組み各地で販促活動を展開しています。チーム内での「報・連・相」は主にメールで行われていましたが、SNSのようには迅速にやり取りをできないことが課題となっていました。
また、営業社員は自分のスケジュール管理をOutlookで行う一方で、販促活動をする派遣スタッフの予定はエクセルで管理していました。派遣スタッフの予定を把握するために自身のカレンダーに派遣スタッフの予定を登録していましたが、自分と派遣スタッフの予定が混在して非常に見づらい状態となっていました。グループカレンダー機能を有効にしていないためスケジュールをチームメンバー全体で共有することもできず、派遣スタッフのダブルブッキングが生じることもありました。

- 森さん :
コンプライアンス部より個人アカウントのSNSの業務利用を全面禁止するよう通知されたことを受け、情報保護の観点から、また連絡業務をスムーズにする目的から、本社が管理できる新たなコミュニケーションツールの導入を検討するようになりました。

LINE WORKSを選定された理由と、導入までの流れを教えてください。

- 森さん :
コミュニケーション範囲を限定できる、管理者への通知ワード設定ができる、コンプライアンス案件が発生した場合にすべてのログを確認できる、管理者側で組織情報と利用アカウントを制御できるなど、セキュリュティ性の高さに注目しました。LINEが多くのユーザーに普及しているのは使い勝手の良さからだと思いますが、LINE WORKSはそれに似たユーザーインターフェイスを持ち、グループトークや掲示板機能がある点にも魅力を感じました。

導入にあたっては会社支給のスマホかiPadでのみ利用することとし、私用スマホへのアプリのインストールは禁止しました。それ以外に特別な運用ルールは設けず、あえて従業員どうしの私的なやり取りにLINE WORKSを使うことを認めています。これは業務中の個人アカウントのSNS利用を効果的に防止するためで、「問題が起きない限り、管理者がログを閲覧することは絶対にない」とアナウンスしました。

- 田中さん :
導入手順等に関しては、本社からフィールドセールス部門に定期的に発信されるメールや、各チームの月例会議で説明を受け、FAQが記載されたマニュアルも配布されたので、操作などで迷うことはありませんでした。「管理者がログをチェックすることはない」との安心感から、導入後は業務連絡だけではなく、社員どうしの個人的なコミュニケーションにも積極的に使うようになりました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。

- 森さん :
個人アカウントのSNSが利用されがちだった社員間の連絡がLINE WORKSで行われるようになり、シャドーITのリスクが軽減しました。

本社からフィールドセールス部門への連絡手段も、メールからLINE WORKSのトークやホーム（掲示板）に置き換わり、業務方針などが個々の従業員に迅速かつ確実に伝わるようになりました。

当社には外国籍の社員も多いのですが、トークの翻訳機能が優れているので、英語が苦手な社員でも外国人社員と活発にコミュニケーションを図れるようになりました。

アンケート機能も使いやすく、社外にいることの多いフィールドセールス部門のスタッフから意見を収集しやすいのもLINE WORKSの利点です。

- 伊東さん :
派遣スタッフのスケジュールを共有カレンダーに登録するようにした結果、営業社員がモバイルデバイスで随時、派遣スタッフ全員のスケジュールを確認できるようになり、ダブルブッキングが回避されるようになりました。販促活動終了後の業務報告や研修会の案内などもトークで行われるようになり、メールよりもスムーズに連絡ができる環境が構築されています。

一部の販売店とも試験的にLINE WORKSで情報を共有されているそうですね。

- 田中さん :
販売店に新製品や販促などに関する情報をお伝えする際は、営業社員が1軒1軒を訪問しています。1人あたり50～100店舗ほど担当しているため、全てお伝えするまでに時間がかかり、営業社員の負担にもなっていました。そこで、弊社からiPadを貸与している一部の特約販売店に、LINE WORKSアプリをインストールしていただき、これまで営業社員が訪問して伝達していた本社からの情報を、ホームに掲載して周知する試みを行いました。

その結果、600の特約販売店をカバーする450人の営業社員の訪問回数が大幅に減り、608時間／月ものワークロードを削減できました。販売店にタイムリーに情報提供ができるようになるとともに、営業社員の業務負担軽減にもつなげることができました。

- 森さん :
営業担当者が販売店に出向いて行っていた各種のヒアリングも、LINE WORKSのアンケートを使えば大きく効率化するので、当社とLINE WORKSでつながる販売店の数は、今後まだまだ拡大する可能性があります。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。

- 田中さん :
現状では販売店に対してホームで情報提供をしているだけですが、今後は販売店からLINE WORKSで当社にお問い合わせなどをしていただける仕組みを作り、よりスピーディなサポートができる環境を構築したいですね。

- 伊東さん :
販促活動は各チームがさまざまに工夫を凝らしているので、ホームを活用することでお互いの取り組み事例を共有できるようになればと思っています。

- 森さん :
当社と販売店の契約業務省力化に向け、LINE WORKSとのAPI連携による電子サインシステムの導入を計画しています。また、将来的にはチャットボットを活用した社内向けのヘルプデスク開設も検討するつもりです。LINE WORKSの活用をさらに拡大して、業務生産性を向上させ、働き方改革のさらなる推進につなげていくつもりです。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2019年11月当時のものです。

事業内容と皆さんの役割を教えてください。

- 佐藤さん :
本社土木本部の働き方改革推進室 課長として、全国各地の建設現場の業務効率化や、働き方改革を支援しています。

- 宮地さん :
私は横浜支店に所属し、作業所長として道路のシールドトンネル工事の現場を管理しています。

工事現場が直面していた課題と、LINE WORKS導入に至った経緯をお聞かせください。

- 宮地さん :
全長数kmに及ぶシールドトンネルの建設現場では、自社の社員約20名が常駐するほか、協力会社の作業担当者50名ほどが各所で作業しています。作業所長として全体を管理する私は常に各担当者と連絡を取って、現場の進捗状況などを把握しなければなりません。これまでは電話かメールで連絡を取っており、1対1のやりとりで得た情報を、関係する複数のスタッフへ伝達するのに手間取っていたため、安全でよりよいコミュニケーションツールがあれば導入したいと思っていました。

- 佐藤さん :
人手不足などで作業に従事するスタッフの数が減っていることに加え、近年は残業削減や休日の確保など、建設業界でも働き方改革に向けての取り組みが行われています。そのような状況で以前と同じ成果を出すには、一人ひとりの作業を効率化して、全体の生産性を向上させなければなりません。

そのためには現場でのコミュニケーションをスムーズにし、連絡に要している無駄な時間を省くことが不可欠だと考えました。
特に建設現場では、離れた場所にいる担当者同士が密に連絡を取り合う必要があります。そこで複数のコミュニケーションツールを検討した結果、使いやすさや情報漏洩を防止する仕組みが設定されているセキュリティ性の高さから、LINE WORKSが最適と判断。これまで大成建設の土木分野の作業所200あまりのうち、84作業所でLINE WORKSを導入、活用しています。

- 宮地さん :
導入に際しては、自社の職員全員と協力会社のスタッフ全員にアカウントを配布し、さまざまなグループを作成して緻密にコミュニケーションを図れる環境を構築。協力会社にはLINE WORKSの活用で多くの業務が効率化することをしっかり説明した上で、利用を依頼しました。

建設現場ならではの利用上の工夫点はありますか。

- 宮地さん :
建設現場には多数の協力会社が関わるため、トークグループのアイコンには業務内容を想起させるデザインを採用。工程の進捗に伴って担当者の入れ替わりが多い現場では、個々の作業従事者のアドレス帳のアイコンには本人の顔写真を利用するという独自ルールを定め、トークグループやメンバーを一目で判別できるように工夫しました。

- 佐藤さん :
トンネル内には電波が届きにくいところもあるため、Wi-Fi機器を設置して通信環境を確保しました。また、作業現場でスマホに長文を入力するのは面倒なので、アカウントを入力してログインできる共用のPCを現場内の要所に用意するという配慮もしています。

LINE WORKS活用の具体的な業務シーンを教えてください。

- 宮地さん :
電話やメールに代わって、各現場スタッフからのさまざまな報告が、トークで迅速に上げられるようになりました。写真や動画を貼付してもらえば、よりリアルな状況把握が可能です。動画なら安全上の不具合も一目瞭然なので、わざわざ現場に行くことなく私や安全管理者が気づいた点を注意喚起でき、“安全パトロール”をするのとほぼ同じ役割を果たしてくれます。

グループトークで情報を一斉送信できるので、私が把握した進捗状況を、作業所全体や関係する担当者に伝えるのも、以前と比べて格段にスピードアップしました。そのため、全員が集まる朝礼や夕礼時に、進捗状況を口頭でこと細かに説明する必要がなくなりました。日勤者から夜勤者への引継ぎも、紙の「引継ぎ簿」からLINE WORKSに置き換わりました。ノートに書かれた「引継ぎ簿」より手軽に読め、既読がつくので、引継ぎ事項が確実に伝わるようになっています。任意のメンバーを集めたグループ作成が自在なので、必要な情報を必要とするメンバーだけで共有できるのも大きなメリットです。無関係な担当者に不要な情報を与えないことも、業務効率化に貢献すると思います。

複数の協力会社が作業をする現場では、日々どこでどの会社がどんな作業をするかを示した図面や工程表を共有することが欠かせません。以前は朝礼時に紙で配布していましたが、現在は添付ファイルとして一斉送信できるようになり、朝礼に出られなかった担当者にも確実に情報が伝わります。既読者と未読者も判別できるので、情報の伝達漏れが生じる不安がなくなりました。

LINE WORKS導入によって、現場にどのような変化が生まれましたか。

- 佐藤さん :
これまで1時間ほど要していた夕礼が、5～10分程度に短縮されました。それも含め、LINE WORKSによるコミュニケーションで、作業者1人1日あたり1時間ほどの業務時間が効率化されていると推測しています。1人1日8時間の勤務時間のうち1時間を作業に回せるようになったことは、工事の速度や品質アップ、残業コスト縮減などを促し、全体として大きな生産性向上に寄与しているはずです。

- 宮地さん :
さまざまな事情から突発的に作業予定が変更されることがあり、その情報を関係スタッフ全員が速やかにしっかり共有していないと思わぬ事故を招く恐れがあります。LINE WORKSによって作業予定の変更をタイムリーに周知できるようになったことは、安全対策の強化にもつながっていると思います。

トーク以外に活用している機能はありますか。

- 宮地さん :
安全点検日や会議といった現場全体の予定はこれまでホワイトボードに手書きして周知していましたが、カレンダーを利用することで、全員が手元のスマホでいつでもスケジュールを共有できるようになりました。
安全表彰対象の候補者選びや、親睦会などへの出欠確認にはアンケートを活用しています。70人ほどの現場全体に情報を一斉配信し、迅速にレスポンスを得るのに大変便利な機能だと感じています。

今後の活用についての展望をお聞かせください。

- 宮地さん :
多様な機能を適宜使いこなしながら現場全体のよりよいコミュニケーションを図り、業務効率と生産性の向上につなげていきたいですね。

- 佐藤さん :
LINE WORKSをさらに有効活用してもらうために、本社から各作業所へ定期的にアプローチして現場の声や利用事例をヒアリングすることが重要だと思います。それをフィードバックすることで、各現場の規模や特性にマッチするLINE WORKSの活用を促進していきたいと考えています。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2018年12月当時のものです。

事業内容と皆さんの役割を教えてください。

- 情報システム部 南さん :
私は情報システム課に所属し、ネットワークやサーバーといったインフラからグループウェア、セキュリティまで、社内システム全般の運用管理を行っています。今回のLINE WORKSの導入も担当しました。

- コンペティションスポーツ事業部 鳴尾さん :
コンペティションスポーツ事業部ではゴルフと野球以外の競技スポーツに携わっており、私が携わっている販売促進部ではさまざまな競技用品の販売促進を担当しています。選手から商品に対する意見をフィードバックしてもらい、その結果をふまえて当社の商品開発をサポートすること、また選手たちがより良い結果を出せるような商品を提供することが主な業務です。トップ選手から学生選手まで、いろいろな選手と直接やりとりをする機会が多い部署です。

LINE WORKS導入以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

- 情報システム部 南さん :
もともと会社のコミュニケーションツールとして全社で使っていたのはメール、それから電話でしたが、営業職など外出の多い社員にとっては不便な場合があると感じていました。外出先から社内のメールを見る方法もあるにはあったのですが、やはりそれよりも簡便にコミュニケーションを取れるツールが必要だろうという認識はずっと持っていました。

そんな中、LINEが世間に浸透するようになったことで、2～3年ほど前から当社の現場より「LINEを業務で使用したい」という声があがるようになりました。われわれ情報システム部の観点からすると、LINEはいわゆる一般消費者向けのツールですから、会社側がIDを管理できませんし、ログもとれないので業務上のやりとりの履歴を見ることができません。そのため、業務に使用するのはリスクがあるという判断を行い、OKは出さないでいました。

- コンペティションスポーツ事業部 鳴尾さん :
私の事業部では、社員間のやり取りや選手との連絡を頻繁に行いますが、従来のメール、電話、FAXでのやり取りはどうしても時間のロスが発生してしまうことがネックになっていました。また、若手選手のなかには対話が苦手な人もいるようで、形式的なメールや電話ではSNSのように気軽にやりとりができないと感じることもありました。

LINE WORKSを導入した経緯や決め手を教えてください。

- 情報システム部 南さん :
LINEを使用したいという声が日に日に大きくなってきたので、ある大会イベントで限定的に使用してみることになりました。「会社が発行したIDのみを使用する」「イベント終了と同時に使用終了」といったルールや条件を細かく設定しての利用でしたが、結果的に、LINEを業務で使用した場合の効果を十分に実感できました。しかし、暫定的ではなく長期的な利用については、依然としてコンプライアンス上課題があるということで躊躇（ちゅうちょ）がありました。

そんな矢先に、LINE WORKSというサービスがはじまると知りました。早速検討を開始し、最初のトライアルですぐに「やらせてほしい」と社内に声を上げたのです。チャットツールはほかの製品もありますが、やはり日本ではLINEのシェアが高く、若い人は皆使っています。さらに現場からは、外部の契約選手とやりとりをしたい、かつ、社内メンバーとも連絡したい、という要望があがっており、この2点のコミュニケーションをクリアできるのはLINE WORKSだけでした。

LINE WORKSの導入に当たって気をつけた点はありますか？

- 情報システム部 南さん :
導入に当たっては、スマートフォンを持って外出する機会が非常に多い、コンペティションスポーツ部門（営業部門）がまず使いたいだろうと考え、最初の導入を行いました。社内で最も外出が多い部署だったので、彼らには最適なツールになると考えたからです。逆にそこに入れて効果が出なければ、そのツールは使えないという結果になるだろうという考えもありました。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果を教えてください。

- 情報システム部 南さん :
想像していた以上に浸透し、大いに活用されているようです。「LINE WORKSがないと仕事ができない」という声もあがっているほどです。

陸上競技を担当する営業部門はトップ選手と当社の製品の契約を結んでおり、常に営業担当がきめ細やかなサポートを行っています。そのため選手とのやりとりが特に多く発生する部署なのですが、選手とのコンタクトにLINE WORKSが活躍しているようです。外出の多い社員間のやりとりにも活用されています。

また、会社の拠点が大阪と東京で分かれているため、従来から社内でテレビ会議やWEB会議を行うこともありましたが、LINE WORKSを使うと専用の機器を設定・接続することなく、簡単に音声通話・ビデオ通話ができるため、ごく当たり前のように社内で使われているようです。

効果としては、とにかくタイムリーに情報がやり取りできるようになったという点が一番だと思います。外出先でもPCを使わずにやりとりができるということです。あとは、簡単にテレビ会議ができるというところは、当たり前なのかもしれませんが、実は時間的な効果はものすごく高いんじゃないかなと思います。

- コンペティションスポーツ事業部 鳴尾さん :
私たちの部署は社員のほぼ半数以上が毎日外に出ている状況ですから、グラウンドや体育館でわざわざPCを開いて情報を共有するとなると、かなりの時間や手間を要します。LINE WORKSであれば、スマホ一台ですぐに連絡が取れるというのが最大の武器ですね。特に総合大会や世界大会など、社員がたくさん海外に赴く大会で素早く連携が取れるのは大きなメリットだと思います。2018年2月に開催される冬の総合大会では出張者全員にLINE WORKSのIDを付与して、LINE WORKSで連絡をとる予定です。

LINE WORKS導入で働き方は変わりましたか？

- 情報システム部 南さん :
働き方を改善するぞ、と言って導入するのではなく、新しいツールを試すことで自然と改善されていくんだなと今回感じましたね。身の回りで始まっているサービスを少しかじっていくことで、自然と働き方が変わってくる、そんな流れになってきていると実感しています。

続いて実際にLINE WORKSを利用している高見さん、LINEを利用して高見さんとやり取りを行っている大山選手にお話を聞きます。

LINE WORKSの具体的な利用シーンと導入効果を教えてください。

- コンペティションスポーツ事業部 高見さん :
私は陸上選手やチーム関係者へのサポートを行っています。選手や監督の要望をヒアリングしたうえで、最適なシューズやウェアを製作し、提供する仕事をしています。特に陸上選手にとってシューズは、一番の武器になる非常に大事なものです。選手がシューズをはくところを見せてもらい、少しでも合わなければ、社内の技術者に情報を共有して新しいシューズをつくります。そのやりとりにLINE WORKSを活用することで、より迅速に対応できるようになりました。選手と気軽に写真やスタンプを交換できるようになり、距離感も縮まったような気がします。

選手も電話やメール、対面だと、本当に思っていることを伝えづらいのです。それがLINEだと、言いづらいことも気軽に言いやすく、正直な意見が返ってきます。さらに高いパフォーマンスを発揮するシューズを作るためには、選手の意見を絞り出して反映していく作業が必要です。LINE WORKSを活用して、現状維持ではなく、もっといいものを作っていきたいと思っています。

- 創価大学 駅伝部 大山選手 :
創価大学駅伝部に所属しています。シューズが不足したときにLINE WORKSでミズノさんに発注したり、商品が届いたときにLINE WORKSでお礼を伝えるなどに活用しています。目上の方であってもコミュニケーションがとりやすく、簡単にメッセージを送れるので気軽に発注できるようになり、私自身重宝しています。現在4年生ですが、卒業後は企業の実業団に入る予定です。東京オリンピックに出場することを目指して頑張っていきたいと思います。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。

みなさんの担当業務を教えてください。

- 八坂さん :
私が所属するIT推進室は、PC、スマートフォン、電話、FAX、複合機といった社内のITインフラの管理、運用するというのがまず1つの大きな役割です。もう1つは基幹システムの開発と運用。ウェブサイトの開発も担当しています。

- 村岡さん :
富士通パーソナルズは、いわば富士通製品の商社の位置付けで、エンドユーザーのお客様を直接持たず、販売店を通して富士通製品を販売しています。私は法人向けの販売を行うお客様への営業を担当しています。

- 竹村さん :
私は、インサイド営業の受発注を行うグループに所属しています。営業がとってきた注文の発注から、納期の管理、出荷の回答までを行っています。営業をより外で働きやすくさせる、業務改善の旗振り担当でもあります。

LINE WORKS以前に課題となっていたのはどのような点ですか。

- 八坂さん :
営業が主体の会社なので、社内の多くの者が営業担当であり、日中はほとんど社外に出ています。連絡のツールとして、携帯電話・PC・ネットに接続するためのモバイルWiFiを営業が持っていました。情報共有は、主に電話かメールです。社外からメールを確認するには、PCを立ち上げ、モバイルWiFiを使って社内LANに接続しなければなりません。そのため連絡を取るにも不便で、スムーズな連携ができない点が課題になっていました。そしてなによりも、営業としてお客様とつながりを持つ際に、メールでは不便なことが多かったのです。我々のお客様である家電量販店の方たちは、デスクワークをしているわけではなく、店の売り場に立って接客している方がほとんどですので、メールでの連絡では、ご確認いただけるまで時間がかかってしまうことが課題でした。また、LINEでのコミュニケーションもご要望いただいておりましたが、シャドーITとなってしまうセキュリティ上の問題が浮上してきたのです。

LINE WORKS導入の経緯や背景についてお聞かせください。

- 八坂さん :
お客様や営業担当者から「LINEを使いたい」という要望が大きくなり、シャドーITのリスクが高まってきたことが一番の理由です。それに加え、全社の経営課題として「働き方改革」が挙がっていました。弊社の営業担当者はひとりで多数の店舗を担当するため、車での移動時間が多いのです。例えば移動中にお客さんから電話がかかってきた場合、一旦車を停めければなりません。そこから資料を確認するとなると、PCを開いて、WiFiルータを立ち上げて接続して…と、ちょっとした対応にも多くの手間と時間がかかってしまいます。また一方で、書類の印刷など、帰社しなければできない業務もあり、全体的に効率化が必要な状況でした。そこで、移動時間を活用して、できるだけ無駄な時間をなくし、全体の生産性をあげるためにオフィシャルなチャットツールを導入しようということになったのです。

他社のチャットツールもいくつか検討しましたが、LINE WORKSに決めた一番の理由は、店舗の多くの方が使っているLINEと連携ができるという点でした。LINE WORKSを導入することで、シャドーITのリスクを減らし、会社としてオフィシャルにLINEでお客様とつながることができます。働き方改革やリスク対策はもちろん、お客様側の環境に合わせ、スムーズに情報を提供するためにはこのようなツールが必要であると考えました。

LINE WORKSの導入はスムーズでしたか？

導入にあたっては、LINE WORKSでお客様に送っても良いデータと送ってはいけないデータを仕分けるところからスタートしました。たとえば納期表はお客様のLINEに送っても良いけれど、金額情報はNG、などです。このようなガイドラインを最初に設けることにより、営業担当者が迷わず使い始められるようにしました。

トライアル期間中は、各部の幹部が集まる毎月の定例ミーティングで「私の部ではこんな使い方をしている」、「こういうことにはどう使えばいいか」など、活用の振り返りを行いました。その中で運用ルールを決めていきます。若い社員はLINEに慣れているので自然と使い出しますが、幹部はすごく気に入って使う人もいれば、そうでもない人もいるという状況でした。組織のトップが使い出すと、自然と下の者も使うようになります。幹部ミーティングの場でフィードバックをもらい、使い方を共有することで、「じゃあうちの部でもやってみよう」とLINE WORKSの活用を会社全体で促すことができました。

ほかにも、LINE WORKSはスマートフォン側にデータを残さない設定にできるのも重要なポイントでした。幹部から、紛失したときに情報が漏れたらどうするのかという心配の声があがりましたが、管理画面にて「ファイルダウンロード制限機能」を有効にすることにより、閲覧は可能だがスマートフォン側にファイル保存を制限出来ることを説明することでその心配が解消されました。

お客様との連絡におけるLINE WORKSの活用方法と導入効果を教えてください。

- 八坂さん :
弊社の営業はLINE連携の設定を「ON」にし、量販店などのお客様との連絡をLINE WORKSで行っています。営業担当者は、本部やエリアマネージャーからLINE WORKSで送られてきた商品の納期表を、お客様のLINEに送るなど、さまざまなシーンで活用しています。以前は印刷して紙で渡したり、PCを開いてメールを送ったりしていたのですが、LINE WORKS導入後は事務所へ戻ることなくスマートフォンですぐにお客様へデータを送ることができます。印刷する必要もないのでペーパーレスにもなりました。

以前はちょっとした連絡やあいさつなども1件ごとにメールで送っていましたが、LINE WORKSならスタンプをつけるだけで済みます。事務所へ戻らなくても仕事が完結するため、LINE WORKSで連絡を入れることで、直行・直帰も可能です。移動にかかる余計な時間を削減できて、時間を有効に使えます。今までと働き方が変わりました。 コミュニケーションの観点では、各自が考えていることがプッシュ通知で皆に伝わるので、能動的な発信ができるようになったと感じます。
みんなの思いがよく伝わるようになったなという印象ですね。

- 村岡さん :
連絡が簡単で早くなりました。発注や納品などの処理をサポートしてくれる部署との連携の際にも活用します。例えば「発注内容に不備があって発注できないため、確認してほしい」などの連絡が、今まではメールや電話で来ていました。しかし、打ち合わせ中だとメールや電話はできないため、連絡が遅れてしまいます。LINE WORKSなら簡単な返事であれば手元ですぐに送れるので、やりとりのスピードが向上しました。

- 竹村さん :
営業の支援を行っていますので、見積りや発注・納品のやり取りをトークで行うことが多いですね。以前はメールや電話でなかなか連絡がつかず待ち時間が発生していましたが、余計な待ち時間がなくなって、仕事の優先順位をつけやすくなりました。LINE WORKS導入で営業との連携がしやすくなったと感じます。

※掲載している内容、所属やお役職は取材当時のものです。